Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής – Φάση Β1: προθεσμίες, πρόστιμα και 54 ερωτήσεις

Με το νέο σύστημα, η δήλωση της απόκλισης (π.χ. -5 τεμάχια) στο myDATA από τον Λήπτη αποτελεί το επίσημο ψηφιακό αποδεικτικό της διαφοράς. Μόλις ο Λήπτης στείλει το αποτέλεσμα ελέγχου με το έλλειμμα, ο Αποστολέας υποχρεούται να εκδώσει Πιστωτικό Τιμολόγιο το οποίο θα «κουμπώσει» ακριβώς πάνω στο αρχικό δελτίο και στη δηλωθείσα απόκλιση. Το Πιστωτικό Τιμολόγιο πρέπει να εκδοθεί το αργότερο εντός 15 ημερών από την ημερομηνία της παραλαβής (ή μέχρι το τέλος του τρέχοντος μήνα, ανάλογα με το ποιο προηγείται).

Ο Αποστολέας είναι καλυμμένος από τη στιγμή που εκδίδει το Ψηφιακό Δελτίο, παίρνει MARK και το φορτηγό παραδίδει κανονικά. Η Επιβεβαίωση Παραλαβής βαραίνει αποκλειστικά τον Λήπτη (πελάτη) και, αν την αμελήσει, το πρόστιμο επιβάλλεται σε εκείνον. Επειδή όμως το δελτίο θα παραμένει «ανοιχτό» στο σύστημα της ΑΑΔΕ, καλό είναι να του το υπενθυμίζετε την επόμενη ημέρα.

Εφόσον δουλεύετε χωρίς σκανάρισμα στο πεδίο, ο πελάτης γράφει χειροκίνητα στο χαρτί «ΑΡΝΗΣΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ» και το υπογράφει. Το φορτηγό επιστρέφει με τα εμπορεύματα στην αποθήκη. Το λογιστήριο πρέπει άμεσα να καταχωρήσει το συμβάν ConfirmDeliveryOutcome με ένδειξη «Ολική Απόρριψη» (Total Rejection) στο ERP. Με αυτόν τον τρόπο ενημερώνεται το myDATA ότι η διακίνηση ακυρώθηκε στην πράξη και τα εμπορεύματα επέστρεψαν νομίμως στην αποθήκη, χωρίς να χρειαστεί έκδοση νέου δελτίου επιστροφής.

Αν το λογιστήριο περάσει στο myDATA μια απόκλιση (π.χ. επειδή ο πελάτης είπε στο τηλέφωνο ότι λείπουν 5 τεμάχια), αλλά ξεχάσει να ενημερώσει την εσωτερική απογραφή του ERP, το βιβλίο αποθήκης θα παρουσιάσει λογιστικό έλλειμμα. Πρέπει να θεσπιστεί καθημερινός έλεγχος συμφωνίας (Reconciliation): Κάθε απόκλιση που καταχωρείται ψηφιακά για το myDATA πρέπει αυτόματα να δημιουργεί «Δελτίο Ποσοτικής Διαφοράς» στην αποθήκη, ώστε η λογιστική αποθήκη να συμφωνεί απόλυτα με την πραγματική φυσική απογραφή.

Βάσει του Ν. 5222/2025, αν το φορτηγό ξεκινήσει τη μεταφόρτωση (αλλαγή οχήματος) και το λογιστήριο δεν έχει προλάβει να πάρει MARK για τη νέα πινακίδα, σε έλεγχο της ΑΑΔΕ στον δρόμο η διακίνηση θεωρείται «χωρίς ύπαρξη παραστατικού στοιχείου διακίνησης». Αν η εταιρεία τηρεί Απλογραφικό σύστημα, το πρόστιμο είναι 5.000 ευρώ ανά φορολογικό έλεγχο. Αν τηρεί Διπλογραφικό σύστημα, το πρόστιμο ανέρχεται σε 10.000 ευρώ ανά φορολογικό έλεγχο. Σε υποτροπή μέσα σε 5 έτη, το πρόστιμο διπλασιάζεται την πρώτη φορά και τετραπλασιάζεται σε κάθε επόμενη.

Απαγορεύεται αυστηρά να ξεφορτώσετε και να παραλάβετε. Αν δεχτείτε εμπορεύματα στην αποθήκη σας που δεν συνοδεύονται από έγκυρο Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με QR Code και MARK στο myDATA, σε έναν αιφνιδιαστικό έλεγχο της ΑΑΔΕ στην έδρα σας η παράβαση βαρύνει και εσάς. Θεωρείται λήψη αγαθών χωρίς παραστατικά και το πρόστιμο είναι 5.000€ ή 10.000€ ανάλογα με τα βιβλία σας. Πρέπει να αρνηθείτε την παραλαβή μέχρι ο προμηθευτής να εκδώσει το σωστό ψηφιακό παραστατικό.

Ο νόμος δίνει περιθώριο μέχρι την επόμενη ημέρα. Αν παραλάβετε Σάββατο, η ψηφιακή επιβεβαίωση παραλαβής πρέπει να καταχωρηθεί χειροκίνητα στο σύστημα το αργότερο την Κυριακή. Αν το λογιστήριο ή το λογιστήριο είναι κλειστό τα Σαββατοκύριακα, θα πρέπει να οριστεί ένας υπεύθυνος βάρδιας ή να γίνει η καταχώρηση εξ αποστάσεως, καθώς το σύστημα της ΑΑΔΕ μετράει τις ημέρες αυτόματα και οι καθυστερήσεις θα επιφέρουν κυρώσεις.

Όταν το παραστατικό είναι «Τιμολόγιο-Δελτίο Αποστολής», η συναλλαγή θεωρείται ήδη τιμολογημένη. Ο νόμος ορίζει ότι η επιβεβαίωση παραλαβής πρέπει να γίνει μέχρι την επόμενη ημέρα ή μέχρι την έκδοση του τιμολογίου, όποιο προηγείται. Επομένως, το λογιστήριο του Λήπτη πρέπει να κάνει την ψηφιακή επιβεβαίωση παραλαβής (και τη δήλωση τυχόν αποκλίσεων) αυθημερόν, την ίδια ημέρα της παραλαβής, για να μην βρεθεί εκπρόθεσμο.

Αν διαπιστωθεί πλεόνασμα κατά την παραλαβή, το λογιστήριο του Λήπτη υποβάλλει τη δήλωση αποκλίσεων στο myDATA καταγράφοντας τα επιπλέον τεμάχια. Ο προμηθευτής υποχρεούται τότε να εκδώσει Συμπληρωματικό Τιμολόγιο Πώλησης για τα επιπλέον τεμάχια εντός 15 ημερών. Μέχρι να εκδοθεί το συμπληρωματικό τιμολόγιο, αυτά τα επιπλέον τεμάχια δεν πρέπει να πουληθούν ή να βγουν από την αποθήκη, καθώς θεωρούνται αγαθά χωρίς παραστατικό κτήσης.

Από τη στιγμή που ένα Ψηφιακό Δελτίο έχει πάρει MARK, δεν μπορεί απλώς να σκιστεί ή να διαγραφεί. Το λογιστήριο πρέπει να υποβάλει στο myDATA ένα ειδικό ψηφιακό γεγονός Ακύρωσης Διακίνησης (Cancellation). Η ακύρωση αυτή πρέπει να γίνει αυστηρά πριν από την προγραμματισμένη ώρα εκκίνησης που αναγράφεται στο δελτίο. Αν περάσει η ώρα, το myDATA «κλειδώνει» τη διακίνηση ως εκτελεσμένη και η ακύρωση γίνεται πολύ πιο σύνθετη λογιστικά.

Αν η καθυστέρηση είναι σημαντική (π.χ. μεταφέρεται η παράδοση για την επόμενη ημέρα ή αλλάζει ριζικά το δρομολόγιο), το λογιστήριο πρέπει να υποβάλει Μεταβολή Στοιχείων Διακίνησης στο myDATA, δηλώνοντας τη νέα εκτιμώμενη ώρα παράδοσης. Αν το φορτηγό εντοπιστεί σε έλεγχο πολλές ώρες μετά την αναγραφόμενη ώρα παράδοσης χωρίς δήλωση καθυστέρησης, οι ελεγκτές μπορούν να επιβάλουν κυρώσεις θεωρώντας τη διακίνηση ύποπτη.

Ακόμη και αν η διακίνηση δεν περιέχει αξία πώλησης, το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής είναι υποχρεωτικό με την αντίστοιχη ένδειξη (π.χ. «Δειγματισμός», «Προς Επισκευή»). Ως Λήπτης, οφείλετε να κάνετε κανονικά Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής στο myDATA. Αν πρόκειται για είδη που θα επιστραφούν, κατά την επιστροφή τους θα πρέπει εσείς να εκδώσετε νέο Ψηφιακό Δελτίο με σκοπό «Επιστροφή από Επισκευή/Δειγματισμό».

Αν ο προμηθευτής εκδώσει Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με λάθος ΑΦΜ Λήπτη ή λάθος διεύθυνση παράδοσης, το παραστατικό είναι φορολογικά άκυρο για εσάς. Δεν μπορείτε να διορθώσετε αυτά τα στοιχεία κατά την παραλαβή. Η μοναδική λύση είναι το λογιστήριό σας να προχωρήσει σε Ολική Απόρριψη (Total Rejection) του δελτίου στο myDATA. Ο προμηθευτής θα πρέπει να ακυρώσει τη διακίνηση και να εκδώσει εξ αρχής νέο δελτίο.

Η ΑΑΔΕ ορίζει συγκεκριμένες εξαιρέσεις από την υποχρέωση έκδοσης (όπως αγρότες ειδικού καθεστώτος ή διακινήσεις κάτω των 10 χλμ μεταξύ εγκαταστάσεων της ίδιας επιχείρησης). Όμως, αν ο προμηθευτής σας δεν εξαιρείται και εκδώσει Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής προς εσάς, εσείς ως Λήπτης δεν έχετε καμία απαλλαγή. Το σύστημα myDATA περιμένει αυτόματα τη δική σας ψηφιακή απάντηση εντός των προθεσμιών.

Στις τριγωνικές συναλλαγές, το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής εκδίδεται πάντα από αυτόν που διενεργεί τη φυσική διακίνηση—δηλαδή τον αρχικό προμηθευτή—με τόπο φόρτωσης την αποθήκη του και τόπο παράδοσης την έδρα του τελικού πελάτη, αναγράφοντας εσάς ως ενδιάμεσο. Ο τελικός πελάτης είναι αυτός που θα κάνει την Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής στο myDATA. Το δικό σας λογιστήριο (ως ενδιάμεσος) θα εκδώσει το τελικό τιμολόγιο.

Όταν ο Λήπτης είναι ιδιώτης (τελικός καταναλωτής), δεν υπάρχει υποχρέωση ψηφιακής επιβεβαίωσης παραλαβής από την πλευρά του. Εσείς εκδίδετε κανονικά το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής προς τον ιδιώτη χρησιμοποιώντας το ΑΦΜ του (ή το γενικό «000000000»). Μόλις παραδοθεί το δέμα, το λογιστήριό σας κλείνει τη διακίνηση στο ERP εκδίδοντας την Απόδειξη Λιανικής Πώλησης, η οποία ενημερώνει αυτόματα το myDATA.

Η αναγραφή τιμών δεν είναι υποχρεωτική. Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής είναι παραστατικό ποσοτικής διακίνησης και όχι αξιακό. Το μόνο που απαιτείται αυστηρά είναι η πλήρης περιγραφή των ειδών, οι μονάδες μέτρησης και οι ακριβείς ποσότητες. Η τιμολόγηση και οι αξίες θα εμφανιστούν αποκλειστικά στο Τιμολόγιο Πώλησης που θα ακολουθήσει.

Όταν τα εμπορεύματα έρχονται από το εξωτερικό, συνοδεύονται από τα έγγραφα της ξένης χώρας (CMR, Packing List, Τιμολόγιο). Μόλις το φορτίο φτάσει στην ελληνική αποθήκη, το λογιστήριο υποχρεούται να εκδώσει ένα Ψηφιακό Δελτίο Παραλαβής (Εισαγωγής) στο ERP, καταγράφοντας τις ποσότητες που πραγματικά παραλαμβάνει. Με αυτόν τον τρόπο ενημερώνουμε το myDATA για την είσοδο των αγαθών.

Στην περίπτωση των Logistics (3PL), η εταιρεία logistics εκδίδει το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής για λογαριασμό σας, καθώς γνωρίζει τις πινακίδες, τους οδηγούς και τον ακριβή χρόνο εκκίνησης. Η διαβίβαση στο myDATA γίνεται στο δικό σας ΑΦΜ. Γι' αυτό πρέπει να διασφαλίσετε ότι το σύστημα της εταιρείας logistics είναι συνδεδεμένο με το ERP σας, ώστε να βλέπετε τις κινήσεις σε πραγματικό χρόνο και να μη βρεθείτε εκτεθειμένοι.

Σε περίπτωση ανωτέρας βίας, το λογιστήριο υποβάλλει στο myDATA ένα ειδικό ψηφιακό γεγονός «Διακοπή Διακίνησης / Καταστροφή Φορτίου». Παράλληλα, πρέπει να συγκεντρωθούν αμέσως όλα τα επίσημα έγγραφα (π.χ. δελτίο συμβάντος από Τροχαία, έκθεση πραγματογνώμονα). Τα έγγραφα αυτά επισυνάπτονται λογιστικά για να δικαιολογήσουν το γεγονός ότι τα εμπορεύματα δεν έφτασαν στον Λήπτη.

Στο Ex-Van, κατά την εκκίνηση του φορτηγού από την αποθήκη, το λογιστήριο εκδίδει ένα Ψηφιακό Δελτίο Διακίνησης προς Φορτηγό (Συγκεντρωτικό) με όλα τα αποθέματα. Κατά την παράδοση σε κάθε πελάτη, εκδίδεται επί τόπου το Τιμολόγιο-Δελτίο Αποστολής (ή Απόδειξη Λιανικής) για τα είδη που επιλέγει. Ο Λήπτης υποχρεούται να κάνει Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής μόνο για την ποσότητα του δικού του παραστατικού.

Τα είδη εγγυοδοσίας/συσκευασίας πρέπει να αναγράφονται υποχρεωτικά με ξεχωριστό κωδικό και ποσότητα στο Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής. Ο Λήπτης έχει την υποχρέωση να κάνει Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής και για αυτά. Όταν επιστρέψει τις κενές παλέτες, πρέπει να εκδώσει δικό του Ψηφιακό Δελτίο Επιστροφής Συσκευασιών, ώστε να πιστωθεί η μερίδα του στην αποθήκη.

Η ΑΑΔΕ έχει προβλέψει τη λειτουργία σε «Κατάσταση Απώλειας Διασύνδεσης» (Offline Mode). Αν δεν υπάρχει δίκτυο, η αλλαγή οχήματος ή η παράδοση καταγράφεται χειροκίνητα στο έντυπο παραστατικό. Μόλις το φορτηγό ή το λογιστήριο αποκτήσει ξανά πρόσβαση, η διαβίβαση του γεγονότος στο myDATA πρέπει να γίνει το αργότερο εντός 24 ωρών από τη στιγμή που αποκαταστάθηκε η σύνδεση.

Αν η πλατφόρμα myDATA είναι εκτός λειτουργίας λόγω γενικευμένου τεχνικού προβλήματος της ΑΑΔΕ, η επιχείρηση καλύπτεται. Ο οδηγός πρέπει να έχει μαζί του το εκτυπωμένο ή ψηφιακό αρχείο (PDF) του Δελτίου Αποστολής από το ERP, με τη σήμανση της αδυναμίας επικοινωνίας, ώστε οι ελεγκτές να μπορούν να διασταυρώσουν το πρόβλημα.

Η υποχρέωση ισχύει κανονικά, παρόλο που η διακίνηση γίνεται μεταξύ εγκαταστάσεων της ίδιας εταιρείας (ίδιο ΑΦΜ). Το κεντρικό εκδίδει το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής (Εσωτερική Διακίνηση). Μόλις τα αγαθά φτάσουν στο υποκατάστημα, ο υπεύθυνος εκεί (ή το λογιστήριο χειροκίνητα) πρέπει να υποβάλει την Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής στο myDATA για να ενημερωθούν οι μερίδες.

Από τη στιγμή που το φορτηγό έχει ξεκινήσει και έχει περάσει η ώρα εκκίνησης, το δελτίο δεν μπορεί να ακυρωθεί. Ο Λήπτης κατά την παραλαβή δηλώνει στο myDATA την απόκλιση (μερική αποδοχή). Έτσι το myDATA «κλειδώνει» την πραγματική παράδοση και εσείς εκδίδετε το Τιμολόγιο Πώλησης αυστηρά για την πραγματική ποσότητα, διορθώνοντας το λάθος.

Ο νόμος επιτρέπει μια απόκλιση έως και 5 ημερών. Μπορούμε να εκδώσουμε το Ψηφιακό Δελτίο τη Δευτέρα (Ημερομηνία Έκδοσης), αλλά η φυσική διακίνηση να ξεκινήσει την Τετάρτη (Ημερομηνία Διακίνησης). Στο myDATA διαβιβάζονται και οι δύο ημερομηνίες. Ο οδηγός απαγορεύεται να κυκλοφορεί αν η ημερομηνία διακίνησης που δηλώθηκε ψηφιακά δεν ταυτίζεται με την πραγματική ημέρα της μεταφοράς.

Κατά την εκκίνηση, το λογιστήριο εκδίδει το Ψηφιακό Δελτίο αναγράφοντας τον σκοπό διακίνησης «Προς Ζύγιση» και συμπληρώνει μια κατά προσέγγιση ποσότητα. Μόλις το φορτηγό περάσει από τη γεφυροπλάστιγγα και βγει το επίσημο ζυγολόγιο, το λογιστήριο οφείλει να κάνει άμεσα διορθωτική διαβίβαση (συμπλήρωση) της ακριβούς ποσότητας στο myDATA, πριν γίνει η τελική εκφόρτωση.

Ένα δελτίο αποστολής καλύπτει τη διακίνηση για τον εύλογο χρόνο που απαιτείται για τη διαδρομή. Αν το φορτηγό σταματήσει για διανυκτέρευση, αυτό πρέπει να δηλωθεί ψηφιακά ως «Ενδιάμεσος Σταθμός». Αν ο έλεγχος βρει το φορτηγό στον δρόμο 24 ώρες μετά την εκκίνηση χωρίς δήλωση ενδιάμεσου σταθμού ή βλάβης, το δελτίο θεωρείται «ληγμένο» και η διακίνηση παράτυπη (πρόστιμο 5.000€ ή 10.000€).

Η ψηφιακή διακίνηση αφορά κάθε μεταβολή θέσης αποθεμάτων και περιουσιακών στοιχείων. Το λογιστήριο εκδίδει Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με σκοπό «Μεταφορά Παγίων» ή «Μετεγκατάσταση». Επειδή ο Λήπτης είναι η ίδια η εταιρεία (το υποκατάστημα ή η νέα έδρα), το λογιστήριο υποχρεούται να κάνει και την Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής στο myDATA για να ενημερωθεί το μητρώο παγίων.

Ο Αποστολέας εκδίδει το Ψηφιακό Δελτίο με σκοπό «Χρησιδανεισμός» ή «Ενοικίαση Εξοπλισμού». Ο Λήπτης (πελάτης) οφείλει να κάνει Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής μέχρι την επόμενη ημέρα. Όταν λήξει ο δανεισμός, ο πελάτης εκδίδει δικό του Ψηφιακό Δελτίο με σκοπό «Επιστροφή από Χρησιδανεισμό/Ενοικίαση» για την επιστροφή του εξοπλισμού στην αποθήκη σας.

Όταν λειτουργείτε ως εργολάβοι (φασόν), ο πελάτης σας εκδίδει Ψηφιακό Δελτίο με σκοπό «Προς Επεξεργασία/Φασόν». Εσείς, ως Λήπτες, υποχρεούστε να κάνετε Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής στο myDATA. Όταν ολοκληρωθεί η παραγωγή και στείλετε πίσω τα έτοιμα προϊόντα, εκδίδετε δικό σας Ψηφιακό Δελτίο με σκοπό «Επιστροφή από Επεξεργασία», μαζί με το Τιμολόγιο.

Εκδίδετε το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής κανονικά προς το ΑΦΜ του δημόσιου φορέα. Επειδή πολλοί δημόσιοι φορείς δεν διαθέτουν ακόμη ετοιμότητα για real-time παραλαβή, η ΑΑΔΕ επιτρέπει την κλασική χειρόγραφη υπογραφή και σφραγίδα στο έντυπο. Μόλις επιστρέψει υπογεγραμμένο, το λογιστήριό σας καταχωρεί την ολοκλήρωση στο ERP, ώστε να εκδοθεί το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο Δημοσίου (Peppol).

Όταν τα εμπορεύματα αλλάζουν χρήση, εκδίδετε Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με σκοπό «Αυτοπαράδοση» ή «Ιδιοχρησιμοποίηση». Εφόσον τα αγαθά βγαίνουν από την εμπορική αποθήκη για εσωτερική ανάλωση, υποβάλλετε αμέσως και την Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής (ως Λήπτης του εαυτού σας). Στη συνέχεια εκδίδεται η Απόδειξη Αυτοπαράδοσης για τη λογιστική τακτοποίηση του ΦΠΑ.

Όταν στέλνουμε προϊόντα για καταστροφή, το λογιστήριο εκδίδει το Ψηφιακό Δελτίο με σκοπό «Προς Καταστροφή» ή «Προς Ανακύκλωση». Η εταιρεία διαχείρισης αποβλήτων ή το κέντρο καταστροφής υποχρεούται να κάνει Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής στο myDATA. Το κλεισμένο ψηφιακό δελτίο, σε συνδυασμό με το επίσημο Πρωτόκολλο Καταστροφής, αποτελεί το μόνο νόμιμο δικαιολογητικό διαγραφής από την απογραφή.

Εκδίδετε Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με σκοπό «Έκθεση / Δειγματισμός» και τόπο παράδοσης τον χώρο της έκθεσης. Επειδή Λήπτης είστε εσείς οι ίδιοι (το περίπτερό σας), κάνετε και την Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής. Όταν λήξει η έκθεση, για τα εμπορεύματα που επιστρέφουν εκδίδεται νέο Ψηφιακό Δελτίο με σκοπό «Επιστροφή από Έκθεση», το οποίο επίσης επιβεβαιώνεται ψηφιακά.

Κάθε προμηθευτής εκδίδει το δικό του Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής προς εσάς. Αν ο οδηγός μαζέψει τα φορτία και τα μεταφορτώσει σε ένα μεγαλύτερο κεντρικό φορτηγό, όλα τα ψηφιακά δελτία πρέπει να ενημερωθούν με τη νέα πινακίδα κυκλοφορίας πριν ξεκινήσει το νέο όχημα. Το λογιστήριό σας ή ο μεταφορέας πρέπει να δηλώσει τη μεταφόρτωση σε κάθε MARK στο myDATA.

Η κατάσχεση ή η αναγκαστική δέσμευση δεν αποτελεί οικειοθελή διακίνηση της επιχείρησης, επομένως το λογιστήριο δεν εκδίδει Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής. Η νομιμότητα της μεταβολής αποδεικνύεται αποκλειστικά από την Έκθεση Κατάσχεσης ή το Πρωτόκολλο Δέσμευσης που συντάσσει η αρμόδια αρχή (Δικαστικός Επιμελητής, ΑΑΔΕ, ΣΔΟΕ). Τα έγγραφα αυτά καταχωρούνται στο λογιστήριο.

Τα αγαθά συνοδεύονται υποχρεωτικά από Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με σκοπό «Προς Εξαγωγή» ή «Προς Αποταμίευση». Επειδή οι τελωνειακές αρχές δεν μπαίνουν στο myDATA για ψηφιακές αποδοχές, η ολοκλήρωση αποδεικνύεται από το Διασαφητήριο Εξαγωγής (MRN) και το ηλεκτρονικό μήνυμα «IE599». Μόλις εκδοθούν αυτά, το λογιστήριο καταχωρεί τον αριθμό του Διασαφητηρίου στο ERP, κλείνοντας τη διακίνηση.

Εκδίδεται Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με ένδειξη «Εφοδιασμός Πλοίου (Transit)». Κατά την παράδοση στο πλοίο, ο πλοίαρχος ή ο υπεύθυνος αξιωματικός υπογράφει και σφραγίζει το έντυπο δελτίο. Επειδή το πλοίο δεν έχει πρόσβαση στο myDATA, η επιχείρησή σας (ή ο εκτελωνιστής) υποχρεούται να διαβιβάσει το αποτέλεσμα της παράδοσης, καταχωρώντας το θεωρημένο Δελτίο Εφοδιασμού (ΔΕΦ).

Για τα προϊόντα με ΕΦΚ, η διακίνηση πρέπει να καταγράφεται ταυτόχρονα στο Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής (myDATA) και στο e-ΣΔΕ με την έκδοση e-ΑΔ (Ηλεκτρονικό Διοικητικό Έγγραφο). Το φορτηγό δεν μπορεί να ξεκινήσει αν δεν έχει λάβει ARC (κωδικό ΕΦΚ) και MARK (κωδικό myDATA). Ο Λήπτης υποχρεούται να κάνει Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής και στα δύο συστήματα μέχρι την επόμενη ημέρα.

Αν ο Λήπτης πατήσει κατά λάθος ολική αποδοχή, η ενέργεια δεν αναιρείται. Η μόνη λύση είναι ο Λήπτης να εκδώσει άμεσα ένα Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής (Επιστροφής) για τα τεμάχια που δεν παρέλαβε ποτέ, ώστε να χρεωθεί εικονικά η επιστροφή τους στον προμηθευτή. Στη συνέχεια, ο προμηθευτής θα εκδώσει το αντίστοιχο Πιστωτικό Τιμολόγιο για να συμφωνήσουν οι αποθήκες.

Στο αρχικό Ψηφιακό Δελτίο δηλώνεται ο αριθμός κυκλοφορίας του δικού σας Ι.Χ. Στο σημείο συνάντησης με τη μεταφορική, πριν φορτωθούν τα αγαθά στο φορτηγό Δ.Χ., πρέπει να υποβληθεί στο myDATA Μεταβολή Στοιχείων Μεταφοράς: αφαιρείται η πινακίδα του Ι.Χ. και δηλώνονται το ΑΦΜ της μεταφορικής, ο αριθμός του φορτηγού Δ.Χ. και το αναμενόμενο κόστος.

Αν τα υλικά έχουν χαρακτηριστεί απόβλητα και έχουν διαγραφεί από την απογραφή σας, η διακίνησή τους δεν γίνεται με Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής του myDATA, αλλά καλύπτεται από το Ηλεκτρονικό Μητρώο Αποβλήτων (ΗΜΑ) και το προβλεπόμενο Έντυπο Αναγνώρισης. Αν όμως πρόκειται για υλικά που θα πουληθούν (π.χ. σκραπ), το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής είναι υποχρεωτικό.

Αν εντοπίσετε στο ERP ή στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ ένα Ψηφιακό Δελτίο από προμηθευτή που εκδόθηκε κατά λάθος στο δικό σας ΑΦΜ, δεν πρέπει να το αγνοήσετε. Αν το αφήσετε ασχολίαστο, η ΑΑΔΕ θα θεωρήσει ότι παραλάβατε τα αγαθά. Η υποχρεωτική κίνηση είναι το λογιστήριό σας να υποβάλει άμεσα Ολική Απόρριψη (Total Rejection) με την αιτιολογία «Μη αναγνώριση συναλλαγής».

Κατά την έκδοση του αρχικού δελτίου συμπληρώνεται το πεδίο «Ενδιάμεσος Σταθμός» με τα στοιχεία και τη διεύθυνση του hub της μεταφορικής. Όταν τα αγαθά φτάσουν στο hub, η διακίνηση «παγώνει» ψηφιακά. Μόλις φορτωθούν στο τελικό φορτηγό για τον πελάτη, πρέπει να υποβληθεί «Επανεκκίνηση Διακίνησης» με τη νέα πινακίδα.

Αν το λογιστήριο επιβεβαιώσει λάθος παραστατικό στο myDATA, η ενέργεια αυτή δεν αναιρείται συστημικά. Θα πρέπει να γίνει άμεση επικοινωνία με τον προμηθευτή του οποίου το δελτίο κλείσατε κατά λάθος, ώστε να εκδώσει ένα διορθωτικό λογιστικό σημείωμα. Για το πραγματικό δελτίο που έμεινε εκκρεμές, θα πρέπει να γίνει η σωστή διαβίβαση έστω και εκπρόθεσμα με εξηγητική επιστολή στη ΔΟΥ.

Βάσει της εγκυκλίου Ε. 2016/2026, αν η εταιρεία Courier διαθέτει εσωτερικό ηλεκτρονικό σύστημα παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο (Voucher tracking), το οποίο είναι άμεσα διαθέσιμο σε περίπτωση ελέγχου, δεν απαιτείται η έκδοση των επιμέρους ψηφιακών παραστατικών διακίνησης της Φάσης Β1. Η διακίνηση καλύπτεται από το σύστημα της Courier, αρκεί το Voucher να είναι εμφανές.

Ναι, ο νόμος προβλέπει εξαίρεση για τις ευκαιριακές διακινήσεις αποθεμάτων. Αν οι συνολικές ετήσιες ευκαιριακές διακινήσεις/πωλήσεις μιας επιχείρησης δεν υπερβαίνουν τις 10.000 ευρώ, τότε δεν υπάρχει υποχρέωση έκδοσης Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής και ψηφιακής επιβεβαίωσης παραλαβής. Η διακίνηση μπορεί να γίνεται με τα παραδοσιακά απλουστευμένα παραστατικά.

Η ειδική εξαίρεση για τον ελαιόκαρπο (Α. 1094/2026) λήγει στις 11/10/2026. Από τις 12/10/2026 (έναρξη της Φάσης Β1), η διακίνηση ελαιόκαρπου μπαίνει κανονικά στο ψηφιακό σύστημα. Αυτό σημαίνει ότι ο παραγωγός (αν είναι κανονικού καθεστώτος) πρέπει να εκδίδει Ψηφιακό Δελτίο πριν τη μεταφορά, και το ελαιοτριβείο ως Λήπτης υποχρεούται να κάνει την Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής.

Αν η μεταφόρτωση γίνεται με ευθύνη και μέσα της μεταφορικής εταιρείας (3PL), η υποχρέωση να ενημερώσει το myDATA για τη δική της αλλαγή οχήματος βαραίνει εκείνη. Αν όμως η μεταφορική αμελήσει και το φορτηγό πιαστεί στον δρόμο χωρίς MARK μεταφόρτωσης, οι ελεγκτές θα δεσμεύσουν το φορτίο. Πρέπει να έχετε έγγραφη συμφωνία που να ορίζει ότι φέρει την αστική ευθύνη για πρόστιμα.

Εκδίδεται Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με σκοπό «Εφοδιασμός Πλοίου / Σκάφους Αναψυχής», με το όνομα του σκάφους και τον αριθμό νηολογίου. Επειδή ο διαχειριστής του σκάφους δεν διαθέτει ελληνικό ERP, υπογράφει το εκτυπωμένο έντυπο. Το λογιστήριό σας υποχρεούται να καταχωρήσει χειροκίνητα την ολοκλήρωση της παράδοσης, με τον κωδικό της τελωνειακής έγκρισης.

Κάθε φυσική μετακίνηση αποθεμάτων από την αποθήκη σας προς την εγκατάσταση ενός επαγγελματία απαιτεί Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με σκοπό «Δείγματα» ή «Προωθητικό Υλικό». Από τη στιγμή που το δελτίο εκδίδεται στο ΑΦΜ του πελάτη, το myDATA περιμένει τη δική του απάντηση. Ο Λήπτης υποχρεούται να κάνει Ψηφιακή Επιβεβαίωση Παραλαβής το αργότερο μέχρι την επόμενη ημέρα.

Η καταστροφή των αποθεμάτων διενεργείται από εσωτερική επιτροπή που ορίζει η ίδια η επιχείρηση, χωρίς να απαιτείται η παρουσία εφοριακών ή γνωστοποίηση στη ΔΟΥ. Για να εκπέσει φορολογικά η ζημιά, πρέπει να συνταχθεί Ιδιωτικό Πρωτόκολλο Καταστροφής από την επιτροπή, το οποίο θα περιγράφει αναλυτικά τα είδη, τις ποσότητες και την αιτία. Αν τα εμπορεύματα μεταφερθούν εκτός (π.χ. σε εταιρεία ανακύκλωσης), εκδίδεται προαιρετικά Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με σκοπό «Προς Καταστροφή». Η εταιρεία διαχείρισης εκδίδει στη συνέχεια Βεβαίωση Παραλαβής/Καταστροφής, η οποία μαζί με το Πρωτόκολλο αποτελεί την πλήρη απόδειξη για τον έλεγχο.